Ispitanik je svaka fizička osoba od koje prikupljate osobne podatke, kao gore navedeno. Za bilo koji podatak koji ispitanik daje, trebali biste imati ustanovljenu pravnu osnovu prikupljanja svakog pojedinog podatka, npr. zakonsku osnovu, ugovornu osnovu, legitimni interes ili kao zadnji odabir ako se ne može prikupljanje određenog podatka svrstati pod nijednu drugu osnovu, privolu.
Voditelj obrade ste Vi! Vi prikupljate osobne podatke osobne podatke svojih klijenata, radnika, prolaznika i drugih ispitanika, o kojim podacima biste trebali voditi Evidenciju aktivnosti obrade.
Također, u Uredbom propisanim slučajevima, potrebno je imenovati i službenika za zaštitu osobnih podataka – fizičku ili pravnu osobu koja će voditi kako dokumentaciju, tako i nadzor nad primjenom obrade podataka te druge poslove, kao npr. pratiti obrasce ispitanika, odgovarati na njihove zahtjeve te vršiti komunikaciju s nadležnim tijelima ili barem imati osobu (pravnu ili fizičku) koja je educirana i osposobljena obavljati ove poslove.
Postoje i zajednički voditelji obrade, koji su dužni ugovorom riješiti svoje obveze i odgovornosti te podjelu uloga i učiniti navedeno dostupnim ispitaniku.
Izvršitelj obrade je bilo koja pravna ili fizička osoba s nastanom u EU koja u ime voditelja obrade, odnosno Vaše ime i s Vašom dozvolom, uz regulirani ugovorni odnos, vrši obradu podataka ispitanika.
Ako voditelj obrade povjerava poslove izvršitelju obrade, trebao bi angažirati samo one izvršitelje koji u zadovoljavajućoj mjeri jamče, osobito u pogledu stručnog znanja, pouzdanosti i resursa, provedbu tehničkih i organizacijskih mjera koje udovoljavaju zahtjevima iz ove Uredbe, osobito u pogledu sigurnosti odredbe. Provođenje obrade od strane izvršitelja obrade trebalo bi biti uređeno ugovorom ili drugim pravnim aktom, u skladu s pravom Unije ili države članice koji izvršitelja obvezuje prema voditelju, a u kojemu su navedeni predmet i trajanje obrade, priroda i svrhe obrade, vrsta osobnih podataka te kategorije ispitanika.
Nakon što odnos voditelja i izvršitelja prestane, izvršitelj bi trebao, prema izboru voditelja obrade, vratiti ili izbrisati osobne podatke, osim ako postoji obveza pohrane.
Prema ispitaniku svaka upućena informacija mora biti sažeta, lako dostupna i razumljiva, da se upotrebljava na jasan i jednostavan način i na jednostavnom jeziku te da se čak koristi i vizualizacijom.
Obveze voditelja obrade, sukladno s tim i izvršitelja obrade, prema ispitaniku su ukratko sljedeće:
- zakonito i transparentno voditi i brižljivo čuvati prikupljene podatke
- poštovati proceduru za slučaj gubitka, krađe ili sličnog prikupljenih osobnih podataka ispitanika
- davati u rokovima odgovore na zahtjeve ispitanika
- imati Politike privatnosti te ostalu pravnu dokumentaciju, usklađenu s Uredbom
- imati ugovorne odnose s izvršiteljima obrade.